El archivo.

Definiciones.

Normas de clasificación.

•   Sencillez.
•   Rapidez de localización.
•   Economía.

Componentes que forman un archivo.

•    -Carpetas (nombres o números).
•    -Las guias (separación por grupos).
•    -Guias-falta.
•    -Fichas (anotaciones que facilitan busqueda de documentos en el archivo).
•    -Ficheros. Muebles que contienen fichas.
•    -Bucks. Archivadores anexos a la mesa de trabajo.
•    -Archivadores del tipo Z.

Funciones del archivo.

•    -Recibir.
•    -Conservar.
•    -Servir.

Transferencias.

•    -Ordinaria o directa.
•    -Extraordinaria o indirecta.

Conservar.

   -Medidas para la perdurabilidad de los documentos.

•       *Mantenimiento y control de instalaciones del arcchivo.
•       *Medidas preventivas
•                                                      >Humedad.
•                                                      >Temperatura
•                                                      >Anti-incendio.
•                                                      >Antirrobo.

•       *Restauración de documentos deteriorados.
•       *Reproducción de documentos sensibles.

   -Clasificación y ordenación.

Salida en archivo.

•    -Descripción de fondos de documentos integrados en archivos.
•                                                             *Dar información.
•                                                             *Control al archivero.

•    -Comunicación de información de los documentos.
•                                                            *Administración.
•                                                            *Ciudadanos.
•                                                            *Investigadores.

•    -Difusión pública.

Servicios de los archivos.

   -Préstamo. Solo si solicita la administración. Hoja de préstamo. Libro registro de salida de documentos.

   -Consulta. Documentos utilizados en las propias instalaciones.

   -Reproducción de documentos.

                           *Fotocopia.

                           *Fotografía.

                           *Microfilm.

   -Certificaciones. Copia literal de documentos autentificados.

   -Informaciones generales sobre cualquier aspecto del archivo.

Clases de archivos.

Categoría jurídica.

   -Públicos.

   -Privados.

Funciones de entidades públicas.

   -Estatales.

   -Autonómicas.

   -Locales.

   -Judiciales.

   -Militares.

Privados.

   -Personales.

   -Nobiliarios.

   -Eclesiásticos.

   -Empresas o compañías mercantiles.

De estado.

   -Monistreriales.

   -Cortes.

   -Audiencias territoriales.

   -Delegaciones de Hacienda.

   -Históricos.

  

Eclesiásticos.

   -Catedralicios.

   -Diocesanos.

   -Parroquiales.

   -Monacales.

Según la edad de los documentos conservados.

   -Gestión

   -Intermedios.

   -Históricos.

Ámbito territorial.

   -Locales.

   -Provinciales.

   -Regionales.

   -Generales.

Clases de documentos.

   -Textuales.

   -Audiovisuales.

   -Cartográficos.

   -Informáticos.

Posibilidad o no de recibir transferencias documentales.

   -Abiertos.

   -Cerrados.

Combinación de características.

El archivo general de Indias de Sevilla. Es un archivo histórico, de carácter público, de fondos cerrados, de titularidad estatal, de ámbito general (intercontinental) y de documentos textuales y gráficos.

Tratamiento de documentos de archivo de gestión.

   -Iniciación en el registro general.

   -Formación de expedientes.

   -Clasificación. 

   -Ordenación.

   -Recuperación de la información.

   -Transferencia de fondos.

Principio de procedencia. Fondos documentales de los archivos deben conservarse manteniendo su organización original.

Principio de integridad de los fondos. Los documentos de un archivo no deben de sufrir fragmentaciones ni eliminaciones no autorizadas ni la edición de elementos extraños de cualquier procedencia.

Operaciones fundamentales.

   -Clasificar. Separar estableciendo clases o grupos. Quedan integrados en sistema orgánico y jerárquico.

   -Ordenar. Unir documentos dentro de un grupo ya definido, estableciendo de antemanos un a unidad-orden.

Agrupaciones documentales.

   -Fondo documental.- Totalidad de documentos generada y recibida por una institución o persona.

   -Sección,- Documentos generados y recibidos por una división administrativa.

          -Subsecciones. Dependencias administrativas.

  -Serie.- Cada sección o subsección de un archivo está integrado por documentos agrupados en series, como resultado y testimonio de actividades concretas.

   - Pieza documental y Unidad.- Cada serie está compuesta por Piezas singulares (piezas documentales) o por piezas compuestas (unidades archivísticas).

Clasificación.

Totalidad de fondo o sección de fondo.

Fondo se divide, se clasifica en secciónes y estas en series con caracteres comunes.

Actividad intelectual profunda.

Intenso conocimiento de la documentación.

Ordenación.

Documentos concretos.

Cada serie se ordenará de forma cronológica, alfabética y numérica.

Actividad mecánica. Una vez elegida la unidad-orden para la serie determinada.